テレワークになり、２ヶ月程経った頃でしょうか。これはきっと長期化する、ずっとこのままの状態になると悟りました。
ZOOMを使い始めたころ、効率化の恩恵を受け、機能的なことばかりに目が向くようになっていました。一方で「オフラインの頃と何かが違う・・」という何となくしっくりこない感じもしていました。
「画面越しになった職場」では、阿吽の呼吸や以心伝心という日本人特有というべき対話ができなくなり、無意識のコミュニケーションが難しくなると感じていました。
全員がテレワークとなり、誰も経験したことがない課題であり、今後入社するスタッフにも会社のルールや文化としてきっちりと共有する必要があると思いました。
という訳で、参考文献を見つつ、私独自の視点で社内のルールブックを作ることにしました。
私の出した結論は、オンライン会議とは「コミュニケーションと効率化の両立」となります。
オンライン会議の課題
社内会議をする際に以下の課題を感じるようになっていました。
主に時間管理とコミュニケーションの２軸です。
時間管理
・準備不足による時間超過
・同じ事の繰り返し・堂々巡り
・アジェンダ内容の誤算
コミュニケーション
・沈黙してしまう
・ファシリテーター（当事者）不在会議勃発
・会議が議論中心で信頼関係の構築が難しい
このあたりをすべて解決する必要がありました。
時間管理に関しては、正直慣れもあるので、事前にアジェンダを共有し、時間配分が適正であれば何とか時間超過しなくなります。
通常時は30分、どんなに長くても40分程度が集中力持続できる適正時間かと思います。オフラインと違い、視覚も聴覚も両方使うことで疲労度は増し集中力も低下します。
アジェンダの項目が多いと、会議も長引きますので、回数を分けたり、報告はチャットでテキストメッセージに置き換えることで短縮が可能であることもわかりました。
ただ、同じことの繰り返し、堂々巡りは今でも時々やってしまいます。
これはテレワークでの距離感からか、相手の理解度をやたらと気にしてしまうからなのかもしれません。
特に会議でファシリテーターを経験された方は共感頂けるのではないでしょうか。
問題はコミュニケーション不足の解消です。
これはまず話し合いの構造を紐解くところから始めました。
この図にある通り、会話・対話なくして議論はできません。
「オンライン会議の教科書」によると、冒頭の雑談を「チェックイン」と称してファシリテーターが会議のアイドリングを担当します。
出社時にはどちらからともなくできていた挨拶や雑談は、ZOOMになった途端、顔を見合わせて沈黙する瞬間に変わります。
１対1の会議でも、大人数の場合でも事前にアジェンダとチェックインの担当を決め、準備をしておくことでこの点は解消できます。
当社ではいきなり本題に入るということはNGです。
オンラインでは相手とのコミュニケーションを成立するまでにこの空気感がとても大事だと思います。
会話、対話、議論の順番を意識することで、会議の土台作りができます。
コミュニケーションがうまくいかないという方はまずこの土台作りから始めてみてください。
当社は営業や採用でも同様のルールで実施していますので、商談や面接の機会がありましたら、ぜひ皆様からチェックをして頂きたいと思っています。
私自身もこのブログを書いていて、改めて初心に帰りコミュニケーションと効率化の両立を目指したいと思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました。
また次回のブログでお会いしましょう。
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新井 学@BizLinks|ほぼフルリモート経営
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